בשנים האחרונות משרד הכלכלה יצר הידוק בפיקוח על עסקים פרטיים ועל מעסיקים בכלל. ביקורות של משרד הכלכלה והתמ"ת קיבלו אישור להיערך באופן תדיר ותקופתי, לעיתים בדמות ביקורות פתע, במטרה לוודא שחוקי העבודה מתנהלים כפי שצריך ובהתאם לחוק. מעסיקים, חשוב שתהיו מודעים לביקורות אלה ותערכו לכך בהתאם.
החוק להגברת האכיפה
החוק להגברת האכיפה של דיני העבודה, נחקק בשנת 2011 (התשע"ב), במטרה ליצור אכיפה הדוקה יותר על מעסיקים, על ארגונים ועסקים פרטיים, בשל תלונות של עובדים כלפי מעסיקים וחשדות הולכים וגוברים להעלמות מס או אי פעולה כחוק. חוק זה נותן מאפשר לביקורות של משרד הכלכלה להתנהל בקלות יתרה ועל פי ראות עיניו של המשרד ובהתאם לצורך שעולה מהשטח.
ביקורות של משרד הכלכלה
נציגי משרד הכלכלה הגבירו את הפיקוח על עסקים בשנים האחרונות. לפיכך, ביקורת תקופתית מתבצעת על חברה או ארגון, ועל עסקים פרטיים. במהלך הביקורת בודקים הנציגים מספר אלמנטים:
- ההתנהלות הכלכלית של ארגון
- תשלום שכר העובדים, לרבות זכויות סוציאליות
- דיווח שוטף של הוצאות והכנסות החברה
- פערים בדיווח הכנסות והוצאות לעומת מה שקורה בפועל
ביקורות פתע של משרד הכלכלה
נציגי משרד הכלכלה יכולים להחליט על ביצוע ביקורות של משרד הכלכלה באופן מפתיע גם ללא תיאום מראש עם המעסיקים. בהצגת תעודה מזהה המאפשרת להם חיפוש בארגון ומעבר עם המעסיק או רואה החשבון של הארגון על העניינים הפיננסיים – קבלות, דוחות, משכורות, הפרשות, הפסדים ותיעודים. על המעסיק להיענות לבקשות אלה לביקורת.
מתי מבוצעות הביקורות של משרד הכלכלה
הביקורות מתבצעות לרוב באופן תקופתי ועל פי דרישות המשרד. פעמים רבות יהיה תיאום מראש מול המעסיק אבל אין בכך הכרח. אולם אם יש חשד לפעולה פיננסית של המעסיק כנגד החוק, סביר שתערך ביקורת פתע. כיצד עולה חשד על פעולה פיננסית המנוגדת לחוק? בדרך כלל מדיווחי עובדים על פגיעה בשכר או בתנאים הסוציאלים, או דיווח של עובדים או כל גורם אחר על התנהלות בלתי חוקית של המעסיק. אלו יכולים להיות גם מתחרים שמדווחים כנגד המעסיק.
ביקורות כלפי עסקים פרטיים
ביקורות של משרד הכלכלה יכולות להתקיים גם עבור עסקים פרטיים קטנים. יכולה להיות זו ביקורת תקופתית או ביקורת פתע, לרוב מדובר בזן השני. לכן חשוב שגם עסק פרטי, גם אם הוא קטן יהיה מחויב במס וייתן דיווח למדינה, או במילים אחרות ייחשב לעוסק מורשה, יוציא דוחות למשרד הכלכלה ויתעד את כל ההוצאות וההכנסות, לרבות מתן קבלות למקבלי השירות.
מקרה שהיה
ביקורת של משרד הכלכלה שנערכה בביתה של מורה פרטית
מורה לאנגלית אשר מנהלת עסק פרטי של שיעורים פרטיים באנגלית לתלמידי יסודי וחט"ב מזה שנים, מקבלת תלמידים פרטיים בביתה בשעות אחר הצהריים, ומוכרת מאוד בעיר מגוריה. יום אחד, עם חזרתה הביתה בשעות אחר הצהריים, חיכו לה בדלת ביתה שני נציגים של משרד הכלכלה לצורך עריכת ביקורת.
ככל הנראה עלה חשד להעלמת מס הנובע מדיווח שווא. אותה מורה הכניסה אל ביתה את נציגי המשרד (שם נמצא חדר הלימוד בו היא מקבלת תלמידים פרטיים), סיטואציה בה היא חשה לא בנוח וביקשה להיות מלווה על ידי אחד מבני משפחתה.
תיעוד פיננסי על ידי המורה
המזל הוא שהמורה מאוד מסודרת ומתוקתקת, מתנהלת בדקדקנות רבה. היא מוציאה קבלות ומתעדת אותם בצורה מסודרת, ובסוף שנה מכינה דוח מס מסודר עבור כל תלמיד ועבור ההוצאות הכלכליות. בביתה נמצא קלסר עבור כל תלמיד, ובו שמורות גם הקבלות החודשיות, וקלסר נוסף המתעד את הדוחות השנתיים שהגישה, לרבות ההוצאות עבור העסק, ניכויים, הפסדים ובונוסים שקיבלה על ידי הורים.
נציגי משרד הכלכלה עיינו בקלסר ועברו בצורה מדויקת על כל הקבלות בהשוואה לשיעורים שנערכו בפועל ולדיווחים במס. במקרה זה, הדיווח על העלמת מס נמצא בדיווח שווא, והנציגים שיבחו את המורה על הסדר ועל היושר. הכל בא על מקומו בשלום.
טיפים למעסיקים לקראת ביקורות של משרד הכלכלה
התנהלו כחוק
ראשית כל, דרך הכי טובה לעבור ביקורת בצורה מוצלחת הינה התנהלות כחוק. הכוונה היא בכמה היבטים:
- תשלום כחוק לעובדים, הנכנס בזמן המוגדר בחוק (עד ה- 9 בחודש).
- הפרשות סוציאליות עבור העובדים המופרשות לפי חוק.
- תשלום דמי הבראה לעובדים
- תשלום דמי חופשה
- חוזי עבודה ברורים ומפורטים (לעיתים בחוזי העבודה יש חוזים עקיפים ומתחכמים וחשוב להימנע מכך. על חוזה העבודה להיות ברור והולם את החוק).
- דיווח על הכנסה של העסק
- דיווח על כל הוצאה של העסק
- דיווח על ניכויים, בונוסים, מענקים והפסדים של העסק
תיעוד, תיעוד, תיעוד
מנהלים ורואי חשבון, תעדו הכל. כל מסמך פיננסי הוא גם מסמך משפטי. תעדו כל הוצאה והכנסה, ואת תלושי השכר של העובדים. שימרו אותם כלפחות שבע שנים קדימה ואף יותר. בתום שבע השנים שימו אותם בארכיון מסודר וחלילה אל תגנזו. מי יודע מתי תצטרכו להעלות את המידע מהאוב.
כמו כן חשוב ליצור תיק אישי לכל עובד שם יתועדו בקשות כלכליות או בקשות בענייני שכר, סיכומי שיחות הקשורות להעלאת משכורת ונושאים פיננסיים, וכמובן תלושי משכורת, בונוסים מיוחדים וטפסי 106 ו- 101, וכל טופס נוסף שהעובד ממלא. אם העובד לא מילא טופס, דאגו לתעד זאת ובקשו ממנו למלא את הטופס תוך פירוט המשמעות שבכך.
הכשרת דמות פיננסית בארגון
חשוב שתהיה דמות פיננסית בארגון כגון רואה חשבון בכיר, אשר יהיה מוכשר לעבור את הביקורות של משרד הכלכלה, ולהכין את המשרד והארגון באופן שוטף לכך. חשוב שתהיה לדמות זו הכשרה פיננסית והכשרה ספציפית לצרכים הכלכליים של הארגון.
מידע שוטף בין ההנהלה לדמות הפיננסית בארגון
חשוב שכל מידע פיננסי יעבור באופן שוטף בין הנציג הפיננסי ובין הנהלת הארגון, ומערך ביקורת תקופתית של ההנהלה. באופן זה, תוודא ההנהלה שהמידע אכן מועד, ותמנע פערים ואי הבנות בענייני הארגון הפיננסים. בסופו של יום, על כך עומד הארגון.
ביקורות של משרד הכלכלה לארגונים ללא מטרות רווח
אל תתבלבלו, גם ארגונים ללא מטרות רווח יכולים לעבור ביקורת של משרד הכלכלה. מדובר על משכורות עובדים ועל הכנסות והוצאות שוטפות המחויבות במס. מדובר גם על ארגוני רווחה וארגונים חינוכיים, אשר מעניקים מלגות וגמלות למקבלי השירות, משכורות לעובדים והתנהלות פיננסית תוך ארגונית.
בארגונים אלה, פעמים רבות מי שאחראי על תחום המלגות ועל תחומים פיננסיים נוספים לאו דווקא קיבל הכשרה פיננסית או הדרכה לכך. חשוב שכל דמות שמתעסקת בנושא כספים תקבל הכשרה מתאימה והדרכה הולמת ותהיה מלווה על ידי ההנהלה.
קנסות בגין מציאת פערים בביקורות
במידה ונציגי משרד הכלכלה מוצאים פערים בין הדיווחים הפיננסים למשרד הכלכלה לבין מה שקורה בארגון בפועל, או שדיווחי העובדים אומתו, יכול המשרד לקבל קנסות משמעותיים, בין אלפי שקלים ומאות אלפי שקלים. כמו כן יהיה חשוף המעסיק לביקורת ולתביעות מצד העובדים או ועד העובדים. הימנעו מכך.
ייצוג משפטי
בעלי עסקים אשר מרגישים כי נפגעו מהביקורות של משרד הכלכלה, או שהואשמו על ידי הנציגים על לא עוול בכפם, יש בידם להלין על הקנס בפני בית הדין לעבודה. במקרה כזה תזדקקו לייצוג משפטי וייעוץ מקיף. פנו לליאת פייגל, מומחית בתחום דיני עבודה לייצג אתכם ולהעניק לכם ייעוץ מקיף. ככלל, הימנעו מהגעה למצב זה, ופנו לייעוץ משפטי כדי לדעת את זכויותיכם בטרם עריכת הביקורות על ידי משרד הכלכלה.
